SoftPlan 2.0 – GDPR Tool är ett verktyg som hjälper dig att anonymisera användare och kunder i SoftPlan 2.0. Att anonymisera en användare innebär att ta bort dess namn, epost-adresss o s v så att ingen information i databasen finns kvar som kan identifiera användaren. För kunder så kan man antingen anonymisera bara kunden eller dess kontakter, eller både kunden och dess kontakter.

Detta verktyg gör permanenta förändringar i databasen. Enda sättet att återskapa informationen är att läsa tillbaka en säkerhetskopia. Det är alltså extremt viktigt att ta en säkerhetskopia innan ni börjar jobba med detta verktyg!

Verktyget kan ni hämta här. Observera att det rekommenderas att avinstallera programmet först om ni redan har det installerat.

Förändringar i version 1.0.4:

• E-postadressen sattes till null på användare vilket ledde till en krasch i SoftPlans epostfunktion. Alla null-värden har nu ersatts med tomsträngar vilket bör förhindra framtida problem.

Du kan få varningar under installationen, beroende på operativsystem, från Windows Defender. Läs mer på denna sida om dessa varningar.

Instruktioner:

Börja med att logga in, dvs tala om vilken databas du vill jobba emot. Ange servernamn och databasnamn och ett användarkonto med tillräckliga rättigheter till den aktuella databasen.

Eftersom programmet behöver ta bort och lägga till nycklar (foreign keys) till vissa fält så krävs rollen db_owner eller db_ddladmin på kontot i SQL Server, vilket exempelvis användaren sa har.

Efter att du logga in, så kommer du till huvudfönstret, där du kan göra flera saker:

• Anonymisera kunder/kundkontakter
• Anonymisera användare
• Tömma Reported by-fältet
• Söka efter valfri text bland ärendens textfält.

Anonymize customer

I denna ruta finns följande funktioner :

• Inställningar för hur anonymiseringen skall utföras.
• Anonymisera en enskild kund (och ev dess kontakter) enligt inställningarna som är gjorda.
• Anonymisera alla kunder (och ev dess kontaker) enligt inställningarna som är gjorda.

Inställningar:

Till vänster kan du välja om du vill anonymisera endast kunden, endast kundens kontakter, eller både kunden och dess kontakter.

Till höger kan du välja om du efter anonymiseringen vill behålla informationen i kundens fält för:

• Namn
• Adress
• Kommentar

Längst ned finns en checkbox Only inactive customers som du kan kryssa av om du vill köra anonymiseringen på alla kunder.

Detta kan vara användbart i samband med att man har valt att endast anonymisera kunderns kontakter, om man vill anonymisera alla kontakter från databasen. Denna bör annars i princip alltid vara ikryssad!

Anonymisera enskild kund:

Kontrollera att inställningarna ovan är korrekta.

Där det står No customer selected, klicka på nedåtpilen och söka fram och klicka på den kund som du vill anomymisera.

Klicka därefter på den vänstra Anonymize-knappen för att anonymisera den valda kunden enligt de inställningar som du angivit ovan.

Anonymisera alla kunder:

Kontrollera att inställningarna ovan är korrekta.

Klicka på den högra Anonymize-knappen för att anonymisera alla kunder enligt de inställningar som du angivit ovan.

 

Anonymize user

För att anonymisera en SoftPlan-användare, välj om du även vill anonymisera användarens id-fält som potentiellt kan innehålla tillräckligt med information för att identifiera användaren.

Välj därefter användare genom att klicka på nedåt-pilen bredvid texten No user selected, och sök fram användaren du vill anonymisera.

Klicka därefter på knappen Anonymize till höger om den valda användaren.

 

Anonymize task

För att tömma fältet Reported by på alla ärenden klicka på knappen Anonymize i rutan Anonymize task.

 

Sökning på ärenden

Funktionen ärendesökning är den enda funktionen i SoftPlan 2.0 – GDPR Tool som inte kräver en säkerhetskopia. Denna funktion söker endast efter texter i ärendens olika textfält. En användare kan ju ha skrivit in ett kunds, kundkontakts eller en användares namn i ett textfält på ett ärende. Denna funktion hjälper dig att hitta alla ärenden som innehåller texten du söker efter.