Efter uppgraderingen

Här är en checklista över saker att gå igenom efter uppgraderingen till SoftPlan 3.0:

Företagsnamn

Registret Företag är nytt i SoftPlan 3.0, så vid uppgraderingen skapas ett företag med namnet Default. Detta företagsnamn bör ändras till ett mer korrekt namn efter uppgraderingen, då företagsnamnet kommer ut på t ex ärenderapporten.

Nya register

SoftPlan 3.0 har det kommit till några nya register, och eftersom dessa inte fanns i SoftPlan 2.0 så har posterna i dessa register också fått namnet Default vid uppgraderingen. Dessa kan fortsätta heta så, men det det är fritt att ändra dem om du vill, till något som passar ert företag bättre. Följande register är nya och har alla en post som kallas Default efter uppgraderingen:

  • Status Set eller Statusmängd
  • Task Type Set eller Ärendetypsmängd
  • Priority Set eller Prioritetsmängd
  • Severity Set eller Allvarlighetsgradsmängd
  • Color Code Set eller Färgkodsmängd

Syftet med dessa register är att ni nu kan byta statusar när ni vill (eller valfritt av ovanstående register). Steg för att börja använda exempelvis nya statusar:

  • Skapa en ny Statusmängd.
  • Skapa de statusar ni behöver i den nya Statusmängden.
  • Editera produkten som ni vill skall använda de nya statusarna.
    1. Skapa en ny Produktrevision på produkten.
    2. Koppla på den nya Statusmängden (samt de andra mängderna ni vill använda) på Produktrevisionen.
    3. Sätt den nya Produktrevisionen som aktiv produktrevision
  • Spara produkten.

Därefter kommer alla nya ärenden som skapas på den produkten att använda de nya statusarna. Observera att alla gamla ärenden på produkten kommer att använda den gamla produktrevisionen och därmed den gamla statusmängden, och därmed de gamla statusarna.

Color Code Set och Color Code

Registren, Color Code Set och Color Code, har tillkommit i SoftPlan 3.0 och är ett nytt sätt att kategorisera era ärenden. Fundera över vilka färgkoder som passar ert företag. Kanske vill ni att viktiga ärenden skall ha en röd färgkod? Kanske vill ni att ärenden rapporterade av kunder i bransch B skall ha en gul färgkod? Valet är ert.

Eftersom färgkoden är kopplad till produktrevisionen och därmed till produkten så kan ni ha olika färgkodsmängder och därmed olika färgkoder för varje produkt. Observera att varje ärende bara kan ha en färgkod.

Status phase

På varje Status finns nu en statusfas (Status phase) som kan ha fyra olika tillstånd:

  • Not started
  • Started
  • Completed
  • Cancelled

Efter uppgraderingen bör ni gå igenom era statusar och sätta rätt statusfas på respektive status. Eftersom Status phase inte fanns i SoftPlan 2.0 så finns det inget sätt för uppgraderingen att veta vilken statusfas som respektive status har, förutom i fallet med Completed som var en flagga i SoftPlan 2.0 som hette Is completed.

Rekommendationen är alltså att ni går igenom era statusar och sätter den statusfas som passar bäst på var och en av dem. Eftersom statusfasen styr färgläggningen i ärendevyn så är det ju bra om man direkt på färgen kan se om ärendet är påbörjar eller inte.

Priority Image

Varje prioritet kan nu ha en bild kopplad till sig i ärendelistan, och eftersom detta är ett nytt fält så har prioriteterna ingen bild efter uppgraderingen. Det är rekommenderat att gå igenom era prioriteter i registervyn, och sätta en bild på alla prioriteter, om ni vill använda detta fält.

Varje användare som sedan vill använda fältet Priority Image i stället för, eller samtidigt som, fältet Priority, måste sedan lägga till fältet i ärendelistan, genom att öppna kolumnväljaren (column selector) och dra och släppa kolumnen till rätt ställe i listan.

Adminkontot (ADM)

I SoftPlan 2.0 fanns ett adminkonto med SoftPlan Id ADM. Detta konto behövs inte längre i nya SoftPlan 3.0-databaser, men det kommer att ligga kvar i databaser som är uppgraderade från SoftPlan 2.0. Överväg att inaktivera det kontot om det inte används längre.

Roller

SoftPlan 3.0 har ett rollbaserat behörighetssystem, med tre stycken fasta roller; Power user, User och Viewer. En fjärde roll är användare som har checkboxen Is administrator ikryssad. Den sistnämnda motsvarar AdministratorSoftPlan 2.0 och har fulla rättigheter till alla företag i databasen inkl företags-, användar- och kundregister.

I varje företag i databasen så kan användare ha en specifik roll, man kan alltså vara Power user i ett företag, men bara vara vanlig användare (User) i ett annat företag och så vidare.

Vid uppgraderingen så kommer alla användare som var administratörer i SoftPlan 2.0 att bli administratörer i den nya databasen, dvs ha fulla rättigheter i hela databasen. Fundera på vilka användare som verkligen behöver vara administratörer och därmed ha fulla rättigheter, och vilka användare som kanske klarar sig med att ha den fasta rollen Power user i stället.

Alla användare som var UsersSoftPlan 2.0 kommer att ha den fast rollen User efter uppgraderingen.

Användare med dubbla konton

I SoftPlan 2.0 så hade en del användare dubbla konton, med samma e-postadress. Detta tillåts inte längre och de användarkontona kommer att justeras under uppgraderingen så att e-postadressen på det ena kontot kommer att skrivas över med en unik sträng. Så rekommendationen efter uppgraderingen är att snabbt kolla igenom alla användarkonton och se om det finns dubbletter och inaktivera de konton som inte skall användas och se till att de aktiva kontona har korrekta e-postadresser.

Produktkoder

I SoftPlan 3.0 tillåts inte dubbletter av produktkoder och ej heller tomma produktkoder. Under uppdateringen kommer produkter som inte uppfyller dessa regler att justeras med slumpmässiga produktkoder som uppfyller reglerna. Gå igenom alla produkter och kontrollera om det finns några som har blivit justerade i er databas, och korrigera dessa manuellt.

Shared document paths

SoftPlan Admin finns det inställningar för bassökvägen som används vid delade dokument. Exempelvis om följande två delade dokument sparas på sökvägarna:

c:\softplan\dokument1.doc
c:\softplan\dokument2.doc

så är c:\softplan\ bassökvägen för dessa dokument. I SoftPlan 2.0 fanns inga bassökvägar, där sparades alltid den fulla sökvägen till dokumentet.

Bassökvägen i SoftPlan 3.0 gör att det är enklare att hantera t ex flytt av dokumentkatalogen till en annan server, då kan ni bara markera bassökvägen och klicka på Edit och mata in den nya sökvägen. Ett annat scenario är att hårddisken som dokumentkatalogen ligger på har blivit full och ni vill skapa en andra dokumentkatalog för nya dokument. Då kan ni klicka på Add och lägga till den nya sökvägen, och sedan klicka på Default för att göra den nya bassökvägen till standardsökväg för nya dokument.

Rekommendationen när ni har uppgraderat till SoftPlan 3.0 är att du startar SoftPlan Admin, går till Settings view och sedan klickar på Document, och där klickar på knappen Suggest  som då gör ett försök att hitta en bassökväg bland befintliga dokument i databasen som inte har en bassökväg. Funktionen klarar i dagsläget endast av de enklaste scenariona. I mer avancerade fall så måste databasen analyseras manuellt för att avgöra vilka bassökvägar som bör läggas till. SoftTeam AB hjälper gärna till med detta kostnadsfritt för SoftPlan 2.0-kunder.

This entry was posted in Okategoriserade. Bookmark the permalink.