Förändringar i SoftPlan 3.0

Förändringar i SoftPlan 3.0

Här kommer en lista över saker som är förändrade från SoftPlan 2.0 alternativt är nya i SoftPlan 3.0. Då det är väldigt mycket nyheter i SoftPlan 3.0, och de olika sakerna som är nya ofta är beroende av varandra, så är det svårt att organisera denna lista på ett naturligt sätt. Säkerligen kni att behöva läsa igenom denna lista flera gånger.

Tre program

SoftPlan 3.0 består nu av tre program:

  1. SoftPlan – Grundprogrammet som de flesta kommer att jobba i.
  2. SoftPlan Admin – Administratörsprogrammet från vilket man kan redigera alla register i alla företag i den aktuella databasen, samt ändra inställningar som gäller alla användare i alla företag i den aktuella databasen.
  3. SoftPlan Database – En wizard i vilken du kan uppgradera databaser från SoftPlan 2.0 eller skapa helt nya SoftPlan 3.0-databaser.

Företag

En annan nyhet i SoftPlan 3.0 är begreppet Företag. Vid uppgraderingen från SoftPlan 2.0 så skapas ett företag med namnet Default. Alla ärenden, projekt, produkter etc i SoftPlan 2.0-databasen kommer att läggas i detta företag.

FÖRETAGSNAMN

Vid uppgraderingen skapas ett företag med namnet Default, detta bör ändras till ett mer korrekt namn efter uppgraderingen eftersom företagsnamnet kommer ut på exempelvis ärenderapporten.

Man kan nu lägga upp flera företag i en och samma SoftPlan-databas. Eftersom användarregistret är gemensamt för alla företag, så innebär det att du inte behöver lägga upp en användare i varje företag i databasen. Det räcker med att du lägger upp användaren en gång och sedan ger användaren rättigheter till de företag som han eller hon skall ha rättigheter till.

Kundregistret är också gemensamt för alla företag i databasen, vilket gör att i en koncern med ett gemensamt kundregister, så behöver man bara lägga upp kunden en gång.

VATTENTÄTA SKOTT MELLAN FÖRETAG

Är du inloggad i ett företag i SoftPlan 3.0, kan du inte se ärenden i ett annat företag i samma databas. Det är alltså vattentäta skott mellan företagen så när som på de gemensamma registrena.

Roller

I SoftPlan 3.0 finns nu ett rollbaserat behörighetssystem. Det finns tre fasta roller i SoftPlan 3.0 som användarna kan ha i ett enskilt företag, och de är Power user, User och Viewer. Du kan alltså var Power user i ett företag, User i ett annat företag och Viewer i ett tredje företag, allt i en och samma databas. Dessutom kan man vara Administrator, och då har man rättigheter till alla register i alla företag i hela databasen, och kan dessutom logga in i SoftPlan Admin.

Utöver dessa fyra roller kan man skapa egna roller och verkligen finjustera vad användarna skall ha för rättigheter.

SoftPlan Id är ersatt med epost-address

Från och med SoftPlan 3.0 så använder man inte längre SoftPlan Id för att logga in med. Numera så måste alla användare ha en unik epostadress och den adressen, tillsammans med lösenordet, är det som man från och med nu loggar in med.

ANVÄNDARE MED DUBBLA KONTON

I SoftPlan 2.0 så hade en del användare dubbla konton, med samma e-postadress. Detta tillåts inte längre och de användarkontona kommer att justeras under uppgraderingen så att e-postadressen på det ena kontot kommer att skrivas över med en unik slumpmässig sträng. Så rekommendationen efter uppgraderingen är att snabbt kolla igenom alla användarkonton och se om det finns dubbletter och inaktivera de konton som inte skall användas och se till att de aktiva kontona har korrekta e-postadresser.

Adminkontot (ADM)

I SoftPlan 2.0 fanns ett adminkonto med SoftPlan Id ADM. Detta konto behövs inte längre i nya SoftPlan 3.0-databaser, men det kommer att ligga kvar i databaser som är uppgraderade från SoftPlan 2.0. Överväg att inaktivera det kontot om det inte används längre.

Nya fält på Projekt

Det finns nu en ny flagga på projekt som heter Is tasks allowed, som talar om hurvida detta projekt får innehålla ärenden eller inte. Detta är för att undvika att användare, som har behörighet att flytta ärenden, råkar dra och släppa ärenden på fel projekt. Vissa projekt är ju endast ”administrativa” dvs de finns bara för att de har underprojekt under sig och skall inte innehålla ärenden och bör då ha Is task allowed satt till false.

Arkivering av projekt finns inte längre, det finns dock en flagga som heter Is active som används för att tala om huruvida projektet är aktivt eller inte. Ett inaktiverat projekt markeras med röd färg. Man kan inte flytta ärenden till eller från ett inaktivt projekt.

Om ni har en väldigt många projekt så är rekommendationen att ni skapar ett nytt projekt som heter t ex Arkiverat och flyttar gamla projekt dit.

Projekt har nu Start date och End date för att tala om när projektet startar och slutar. Dessa fält är just nu endast information och påverkar inte t ex Is active-flaggan.

Produktkod är unikt

I SoftPlan 2.0 tilläts två olika produkter att ha samma produktkod, dessutom tilläts tomma produktkoder. Detta tillåts inte längre i SoftPlan 3.0.

PRODUKTKODER

I SoftPlan 3.0 tillåts inte dubletter av produktkoder och ej heller tomma produktkoder. Under uppdateringen kommer produkter som inte uppfyller dessa regler att justeras med slumpmässiga produktkoder som uppfyller reglerna. Gå igenom alla produkter och kontrollera om det finns några som har blivit justerade i er databas, och ge dessa en vettig produktkod manuellt.

Urval

Den kanske största förändringen från SoftPlan 2.0 är att när man startar SoftPlan 2.0 så är inga ärenden upplästa. Man var tvungen att göra ett urval (en Selection) för att läsa upp de ärenden som ingår i det urvalet.

I SoftPlan 3.0 så fungerar det tvärtom, dvs samtliga ärende upplästa när du startar SoftPlan. Därefter kan du begränsa urvalet genom att titta på ett specifikt projekt eller en specifik produkt eller genom att filtrera på en kolumn etc.

HUR DET FUNGERAR I PRAKTIKEN

I praktiken så är inte alla ärenden upplästa när du startar SoftPlan, i SoftPlan 3.0 så är ärendevyn så smart att den bara läser upp de ärenden som syns på skärmen. När du scrollar ned i ärende-listan så läser den upp ytterligare ärenden o s v. SoftPlan 3.0 är också så smart att den inte läser upp ärenden från databasen som redan finns i minnet, t ex om du scrollar ned i listan och sedan scrollar upp igen. Detta är gör att prestandan i SoftPlan 3.0 är mycket bättre än i SoftPlan 2.0.

Du kan när som helst trycka på funktionstangenten F5 för att rensa denna cache av ärenden som SoftPlan håller i minnet, om du t ex inte ser en ändring i ärendevyn som du vet har gjorts. Då kommer SoftPlan att rensa cachen, och läsa upp de ärenden, som är synliga, från databasen igen.

Observera att när du öppnar ett ärende så ser du alltid den senaste datan som ligger lagrad i databasen, dvs ärendedialogen använder sig inte av cache-funktionaliteten. Du kan alltså alltid vara säker på att det du ser i ärendedialogen är den senaste informationen.

Ärendedialogen, och låsning av ärenden

I SoftPlan 2.0 så fanns det risk för överskrivning av data om två personer var inne och redigerade samma ärende samtidigt. I SoftPlan 3.0 så är detta löst genom att alla ärenden nu öppnas i läsningsläge, dvs ingen information kan ändras i dialogen. Om du vill redigera ett ärende så kan du antingen trycka på tangenterna CTRL + L eller klicka med musen på dokumentsymbolen i övre vänstra hörnet på ärendet

Detta ärende är inte låst av någon användare:

Ärende i readonly-läge

Detta ärende är låst av dig och kan nu redigeras:

Redigerbart ärende

Detta ärende är låst av en annan användare och kan därför inte redigeras av dig:

Låst ärende

I ärendelistan ser du på hänglåset att ärendet är låst av någon användare:

Ärende 2 i listan är låst av en användare

UPPDATERING AV LÅSNINGSINFORMATION

Informationen i ärendelistan cachas av prestandaskäl, så den informationen du ser är i ärendelistan är troligen, men inte garanterat, korrekt. Tryck på F5 för att uppdatera informationen i listan till den senaste informationen som ligger i databasen. Låsta ärenden kan låsas upp av användare med den fasta rollen Administrator eller av användare med en roll som har behörigheten Unlock task.

StatusSet, PrioritySet, TaskTypeSet, SeveritySet och ColorCodeSet

Det finns ett antal nya register som heter Status Set, Priority Set o s v i SoftPlan 3.0. Varje Set innehåller valfritt antal av respektive entitet (Status, Priority etc), och man kan lägga upp valfritt antal Sets. Dessa Sets är fr o m SoftPlan 3.0 kopplade mot produkterna, eller mer korrekt Produktrevisionerna. I SoftPlan 2.0 gällde dessa register (Status, Priority etc) i hela databasen för alla produkter och alla ärenden.

Detta ger ett par nya förbättringar, bland annat att man i SoftPlan 3.0 kan ha olika statusar på alla produkter om man skulle vilja det. Samma sak gäller för följande fem register; Status, Priority, Task Type, Severity och Color Code (nytt register, se nedan). Dessutom kan man när som helst byta ut t ex Status Set på en produkt, genom att skapa en ny produktrevision, och koppla ett annat Status Set till den revisionen, och därefter börja jobba med de nya statusarna i det nya Status Set:et.

GÄLLER ENDAST NYA ÄRENDEN

Observera dock att det nya Status Set:et bara gäller alla framtida ärenden på den aktuella produkten, de befintliga ärendena är fortfarande kopplade till den gamla produktrevisionen och därmed det gamla Status Set:et.

Varje Produkt kan ha valfritt antal produktrevisioner och man kan när som helst skapa nya produktrevisioner. På produkten måste man sedan sätta vilken Produktrevision som är aktuell. Ärenden är sedan kopplade mot Produktrevisionerna i stället för produkterna som det var i SoftPlan 2.0. Detta innebär att ett ärende kan vara kopplat mot produktrevision 1 och ett annat ärende kan vara kopplat mot produktrevision 2, men båda är kopplade till samma produkt.

Den första produktrevisionen för varje Produkt skapas automatiskt vid uppgraderingen från SoftPlan 2.0, så om man vill köra på som man alltid har gjort i SoftPlan 2.0 så är det bara att köra på som vanligt.

PRODUKTREVISIONER

Observera att när man skapar en ny Productrevision och kopplar den mot ett nytt Status set (samma sak gäller så klart Priority set, Tasktype set, Severity set och Color Code Set) så kommer det att påverka hur ärenden sorteras på statusar i ärendelistan, och i viss mån även påverka hur rapporter skrivs ut. Detta eftersom denna kolumn nu kommer att innehålla statusar från två olika StatusSet:s.

Det kan i vissa lägen därför vara bra att plocka fram kolumnen Status Set Name och sortera på två kolumner (kan göras med shift-tangenten), först Status Set Name och sedan på Status Name. Använd produktrevisioner med eftertanke och ett tips är att testa hur det blir för er, i en kopia av er databas alternativt i ett annat företag i samma databas, innan ni gör förändringen skarpt!

Kolumnerna Status Set Name, Priority Set Name, TaskType Set Name, Severity Set Name och Color Code Set Name fyller ingen funktion förrän man börjat jobba med produktrevisioner.

Prioritet

Exempel på bilder för prioriteter.

Prioritet  kan nu ha bilder, det finns ca 20 fasta bilder att välja ifrån just nu. Dessa bilder visas i kolumnen Priority image i ärendelistan.

Status

Varje status i SoftPlan 3.0 har ett nytt fält som kallas Phase som kan ha ett av fyra värden:

  • Cancelled
  • Not started
  • Started
  • Completed
Statusdialogen

Detta fält ersätter flaggan Is completed i SoftPlan 2.0 som bara kunde representera två typer av ärenden; ej avslutade ärenden och avslutade ärenden. I SoftPlan 3.0 så har varje ärende en status phase med något av de fyra ovanstående värdena. I ärendelistan kan man styra utseende och bakgrundsfärg för ärenden i dessa fyra faser oberoende av varandra.

STATUS PHASE

Efter uppgraderingen kan det vara bra att gå igenom statusarna och sätt rätt statusfas på respektive status. Eftersom Status phase inte fanns i SoftPlan 2.0 så finns det inget sätt för uppgraderingen att veta vilken statusfas som respektive status har.

Exempel på statusfaser

Statuskontroll

SoftPlan 3.0 har det kommit till en funktion som kallas för Statuskontroll (Status control). Denna funktion gör det enklare att kontrollera flödet av statusar, vilken status som kan leda till nästa status o s v. Statuskontroll aktiveras på Statusmängden (Status set) med en flagga som heter Is status control enabled, och när den är ikryssad aktivera flikarna From statuses and To statuses i statusformuläret:

Nu kan ni ha full kontroll över exakt vilka statusar som respektive status kan komma ifrån respektive gå till.

ADMINISTRATÖRER KAN ALLTID ÄNDRA STATUS

Observera att databasadministratörer samt personer med en roll som har behörigheten ReopenTaskPermission eller EditStatusRegisterPermission (exempelvis fasta rollen Administrator) alltid har rättigheter att byta till valfri status på ett ärende.

Color code

Exempel på Color Codes

Registret Color code set och Color code är nytt i SoftPlan 3.0. Dessa register kan ses som ett helt fritt register som kan gruppera ärenden, liknande Status och Priority. Hur ni vill använda detta register är upp till er, och om ni vill börja använda detta register så är den första Color Code Set redan upplagd under uppgraderingen (med namnet Default) och påkopplad på alla produktrevisioner. Dock innehåller det inga Color Codes.

Varje Color code kan ha en färg kopplad på sig (därav namnet) vilket gör att detta register är väldigt bra för att gruppera ärenden på ett tydligt sätt. Varje produkt kan ha olika Color code sets kopplade på sig, och därmed använda registret på ett helt eget sätt.

Hur ni använder Color code är helt upp till er, men exempel på hur det kan användas är t ex:

  • Kundtyper (stora kunder, små kunder, etc)
  • Branscher (transport, varvsindustrin, handel, etc)
  • Ärendetyp (databasärenden, hjälpfilsärenden, etc)
  • Etc

Locationsets och locations

Eftersom SoftPlan 3.0 är totalt omskrivet så har en hel del saker förändrats. I mesta möjliga mån har t ex fältnamn behållits från SoftPlan 2.0 för att minska på förvirringen för gamla SoftPlan-användare. Det finns dock exempel på funktionalitet i SoftPlan 2.0 som  har förbättrats, och därmed så har vissa fältnamn bytts ut för att passa den nya funktionaliteten.

Ett exempel är LocationSets och Locations på produkter i SoftPlan 2.0, som i praktiken fungerade som en trädstruktur med två nivåer. Varje LocationSet kunde innehålla valfritt antal Locations, som i detta exempel:

  • LocationSet1
    • Location1_1
    • Location1_2
  • LocationSet2
    • Location2_1
    • Location2_2
    • Location2_3

I SoftPlan 3.0 är Locations på en produkt numera en äkta trädstruktur, dvs den kan innehålla valfritt antal nivåer. I nedanstående exempel har vi nu fyra nivåer av Locations:

  • Location1
    • Location1_1
      • Location1_1_1
      • Location1_1_2
    • Location1_2
      • Location1_2_1
        • Location1_2_1_1
  • Location2
    • Location2_1

Detta gör att man i SoftPlan 3.0 kan exakt matcha sina Locations mot t ex en menystruktur med alla dess undermenyer från en produkt, som i följande exempel:

  • Arkiv
    • Öppna
    • Spara
    • Spara som…
  • Visa
    • Rapporter
      • Kundrapport
        • Svenska kunder
        • Utländska kunder
      • Leverantörsrapport
        • Svenska leverantörer
        • Utländska leverantörer

Detta har fått som konsekvens att begreppet LocationSet inte finns i SoftPlan 3.0, dock så finns det i ärendevyn två kolumner som heter Location (level 1) som motsvarar LocationSet i SoftPlan 2.0, och Location (level 2) som motsvarar Location i SoftPlan 2.0. Observera att dessa två kolumner visar de första två nivåerna, oavsett om den aktuella Location ligger på nivå 3 eller högre. Därför finns nu även en kolumn som heter Location som endast visar den aktuella Location som är vald på ärendet (t ex Utländska leverantörer i exemplet ovan) och en kolumn som heter Location full path som enligt exemplet ovan skulle visa ”Visa/Rapporter/Leverantörsrapport/Utländska leverantörer”. Location full path är har dock vissa begränsningar, den kolumnen går inte att sortera, gruppera eller filtrera på.

I exemplet ovan, om ett ärende pekar på Location Utländska leverantörer, så har fälten följande värden:

  • Location: Utländska leverantörer
  • Location (level 1) : Visa
  • Location (level 2) : Rapporter
  • Location full path : Visa/Rapporter/Leverantörsrapporter/Utländska leverantörer

BEGRÄNSADE KOLUMNER I ÄRENDEVYN

I SoftPlan 3.0 så finns det ett antal kolumner som är begränsade, dessa är markerade med en asterisk (*) i kolumnväljaren. Dessa kolumner kan inte sorteras eller filtreras på, och de kan ej heller grupperas på.

Rent tekniskt beror det på att dessa kolumner är beräknade, dvs innehållet i kolumnen ligger inte lagrat i databasen i ett fält som SQL-servern lätt kan t ex gruppera på. Det kan exempelvis vara flera fält i databasen som är sammanslagna till att visas som ett fält i SoftPlan. I fallet med Location full path så handlar det om att hela sökvägen inte ligger lagrad i databasen som ett fält utan detta fält sätts samman på din lokala maskin genom att SoftPlan går upp i locationträdet och slår samman alla Locations och sätter en ”/” mellan varje Location för att få fulla sökvägen som blir ”Visa/Rapporter/Kundrapport/Svenska kunder”.

Andra exempel på begränsade kolumner är Project full path (sammansatt sökväg, precis som som Location full path) och Tasknumber (sammanslagning av fälten produktkod och nummer). Du kan dock söka på ett ärende genom att skriva in dess ärende nummer, ex PRO1234, vilket kommer att redigeras automatiskt av SoftPlan till ”Product code”:PRO Number:1234 vilket i sin tur kommer att hitta rätt ärende.

This entry was posted in Okategoriserade. Bookmark the permalink.