Task (formulär)

Relaterade artiklar:

  • Ärenderapport
  • Ärendehistorik
  • Kopiera ärende
  • Ändra ansvarig
  • Tilldela ärende
  • Koppla kund
  • Koppla ärende
  • Koppla dokument
  • Koppla länk
  • Lägga till delärende
  • Skriva meddelande

Ärende (Task)

Ett ärende beskriver en uppgift som måste genomföras. Det kan vara ett fel som måste korrigeras, något som måste testas, något som måste dokumenteras, etc. Ett ärende har ett antal beskrivande fält och ett antal kategoriserande fält. Dessutom kan du lägga till länkar och bilder och andra uppgifter relaterade till ärendet.

I SoftPlan 3.0 måste man ange projekt och produkt innan man skapar ett ärende. Produkt kan aldrig ändras under ett ärendes livstid, medans projektet kan ändras genom att flytta ärendet i ärendelistan efteråt. Ett ärende måste ha en status och en rubrik (header), utöver projekt och produkt, alla övriga fält är frivilliga.

När man öppnar ett ärende så öppnas det i läsläge, dvs inga fält kan redigeras. För att låsa upp ärendet för redigering så kan man klicka i Lock status-rutan, eller använda tangentbordskombinationen CTRL + L, därefter är ärendet upplåst och kan redigeras. Endast en användare i taget kan redigera ett ärende. För mer om låsstatus, se redigera ärende.

Location info

Denna sektion innehåller information om den plats där exempelvis ett fel uppstod.

  • Project – Det projekt som ärendet ligger i, i ärendevyn. (Ej redigerbart)
  • Product – Den produkt som ärendet gäller. (Ej redigerbart)
  • Location – En specifik plats där felet uppstod. Detta kan t ex i ett datorprogram vara en position i menystrukturen.

Task info

Denna sektion innehåller information som beskriver ärendet på olika sätt.

  • Status – Hur långt har ärendet kommit i åtgärdsprocessen. Detta fält är måste alltid anges på ett ärende.
  • Task type – En ärendetyp som beskriver ärendets karaktär grovt.
  • Severity – En allvarlighetsgrad som beskriver hur allvarligt ärendet betraktas.
  • Priority – En prioritet som beskriver hur viktigt det är att lösa ärendet.
  • Priority order – Ett fritt fält (sträng) som kan användas för att prioritera ärenden inom en enskild prioritet.
  • Color code – En färgkod som ytterligare kategoriserar ärendet.

Version info

Denna sektion innehåller information om ärendet har uppstått i en specifik version av produkten.

  • Version found – Den version av produkten där ärendet hittades i.
  • Version planned – Den version av produkten som ärendet planeras att åtgärdas i.
  • Version completed – Den version av produkten som ärendet faktiskt åtgärdades i.

Task description

Denna sektion innehåller information som beskriver ärendet och vad som skall åtgärdas.

  • Header – Ärendets rubrik, en grov beskrivning av ärendet. Detta fält är måste alltid anges på ett ärende.
  • Description – En detaljerad beskrivning av ärendet.
  • Public description – En beskrivning av ärendet som kan publiceras exempelvis på webben. Detta fält bör alltså inte innehålla någon känslig information.

Users

Denna flik innehåller information om användare som på olika sätt är eller har varit inblandade i ärendet. Genom att kryssa av en kategori av användare, t ex Updated by, så döljer du dessa.

Du kan snabbt klicka i alla kategorier genom att hålla nere CTRL och klicka på en kategori. Genom att hålla nere SHIFT och klicka på en kategori så kryssas alla kategorier ur förutom den du klickade på.

Under knappen Settings kan du välja om du vill se historik eller enbart den senaste användaren i respektive kategori.

  • Created by – Användaren som skapade ärendet.
  • Updated by – Användaren som redigerade ärendet.
  • Responsible – Användaren som är ansvarig för ärendet.
  • Assigned to – Användaren som har blivit tilldelad ärendet för att åtgärda det.
  • Status change – Användare som har ändrat ärendets status.

Connections

Denna flik innehåller saker som är kopplade till ärendet, de saker som kan kopplas på ett ärende är följande:

  • Ärenden – Ärende kan vara sammankopplade för att de är dubbletter, eller helt enkelt liknar varandra och kanske bör åtgärdas samtidigt.
  • Kunder – Kunder som på något sätt är berörda av ärendet.
  • Dokument – Dokument relaterade till ärendet, det kan t ex vara bilder, word/exceldokument, eller ritningar.
  • Länkar (URL:er) – Exempelvis webbsidor som kan vara till hjälp för att åtgärda ärendet eller webbsidan där problemet uppstod.

Du kan snabbt klicka i alla kategorier av kopplingar genom att hålla nere CTRL och klicka på en kategori. Genom att hålla nere SHIFT och klicka på en kopplingskategori så kryssas alla kategorier ur förutom den du klickade på.

Dubbelklick på en ärendekoppling öppnar automatiskt det kopplade ärendet.

Dubbelklick på ett dokument öppnar automatiskt dokumentet i den applikation som är registrerad i Windows för den aktuella filtypen. Exempelvis öppnas .docx-filer i Word om du har det installerat. Högerklick på ett dokument ger en popupmeny där man kan välja att spara ett dokument på hårddisken (Save as), eller öppna dokumentkatalogen m m.

Dubbelklick på en länk öppnar länken i den webbläsare som är vald i Windows.

Dubbelklick på en kundkoppling gör ingenting.

Steps

Delärenden är olika steg som måste åtgärdas innan ärendet kan betraktas som åtgärdat. Om huvudärendet stängs eller annuleras, dvs om dess status sätts till en status med Status phase completed eller cancelled, så kommer man att få en varning om det finns delärenden med status Not started eller Started.

Messages

Meddelande fliken är en diskussionstråd där man kan föra en diskussion om hur ärendet skall lösas etc.

Additional

Fliken additional innehåller ytterligare några beskrivande fält, som t ex Solution och Test information.

  • Solution – Kan t ex innehålla information om en workaround på problemet, eller information om hur man slutligen valde att åtgärda ärendet.
  • Test information – Kan innehålla information som är väsentlig för personer som skall verifiera att ärendet lösts på ett korrekt sätt.
  • Manual information – Detaljerad information till personer ansvariga för dokumentation, hur dokumentationen bör förändras.

Miscellaneous

Denna flik innehåller lite blandade fält som inte hade en annan naturlig placering.

  • Reported by – Fritt fält som kan innehålla information om t ex vilken kund som rapporterade problemet.
  • Must be completed at – Ett datum då ärendet måste vara åtgärdat.
  • Free fields – Fria fält specifika för ert företag, som kan sättas upp SoftPlan Admin.
This entry was posted in Okategoriserade. Bookmark the permalink.